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如何避免无效率加班

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日期:2009-1-3 来源:景天阁·健康资讯
内容提示:那时,我自认脱离了苦海,可以不再被私企老板剥削与压榨,不再没有报酬地加班,毕竟外资公司在用人方面的福利与信誉还是有相当保障的。”已是一家著名台资企业行政总监的苏静无奈地道出自己的加班史。苏静说:“加班其实没有什么,关键是加班要有效率。大部分企业老板可能觉得员工多留在办公室就可以多劳动,其实不然,如果

“几年前,我服务于一家美资的在华企业。那时,我自认脱离了苦海,可以不再被私企老板剥削与压榨,不再没有报酬地加班,毕竟外资公司在用人方面的福利与信誉还是有相当保障的。但不幸的是,我的部门领导野心勃勃,想把其他几个部门的权利也一并收归过来,于是,在大老板的信任下,我们抢了其他部门大量的工作,然后就是没日没夜地干活。”已是一家著名台资企业行政总监的苏静无奈地道出自己的加班史。事实上,苏静的状况在职场人身上有一定的普遍性。他们是典型的“朝九晚八”的上班族,工作从来不可能在下午六点前结束。

苏静说:“加班其实没有什么,关键是加班要有效率。大部分企业老板可能觉得员工多留在办公室就可以多劳动,其实不然,如果没有创造效率的话,员工留在办公室只是在耗费公司的成本。我的建议是,要让员工早点离开办公室。”

“穷”则独善其身

正是基于“早点离开办公室是对公司有利的”认识,苏静将自己的经验娓娓道来。

我们最早开始抱怨加班的时候,曾经探讨了一些对策,比如“给单身的领导介绍异性朋友”、“直接断电”等等,这些八卦的想法曾经让我们开心好几天,但基于一种“最基本的涵养”,最后并没去实施。

后来,我想,如果这份工作对我毫无意义的话,我干脆就放弃;如果不是这样,我就需要改善目前的状况,最根本的是要想清楚我想从这份工作得到什么,也就是要确立目标。这样,我做工作的时候就会是主动的态度而不是应付。不要小看这两者的差别,由此形成的你的精神状态与工作效率会大有不同。

有了目标,我就会在每天早晨想清楚,要实现这一目标今天必须要完成的三项重点工作,当然有时也包括一些不是特别重要但急需处理的事情。因为工作你永远都做不完的,你必须拣最重要的先做,这就像那句著名的80/20箴言。

而且,我会有意识地把每天的三项工作重点放在领导可以看到的地方,如果他知道你已经在有效率地完成事情,他也就不好再拉着你加班了。

需要强调的是,我会把所有需要完成的工作列到一个清单上,同时把每一项工作涉及到的公司内外部人员都写上,然后最重要的也是一定不可以忘掉的,就是要在每项工作后面标上最后完成的日期,贴在办公桌明显的位置,时时提醒自己。

这时,还有一件可做可不做但很技巧性的工作,就是把清单中每项工作的计划发给与这个工作有关的所有人员,征询他们的意见,这可以避免返工,而且你如果能够做到诚恳地与对方沟通,对方也经常为你提供有用资料、资源乃至建议,一定程度上做到事半功倍。

另外,也不能忽略你的办公桌,“井井有条可以大大节省你找东西的时间”。资料的分类、归档、通讯录的整理、邮件系统的清理等都是我下班前的必要工作,当然这也可以带给我第二天的好心情。

当然,与上司处好关系是非常重要的,否则,他/她不但可以无偿利用你的战果,还可以让你加班到苦不堪言。

“达”则兼济天下

事实上,很多时候,早点离开办公室只能算作员工的一相情愿,因为即使他可以按照时间管理的方法最有效率地工作,却也不得不顺从公司自身运行的系统与文化。他的上司、下属,乃至与他工作有交叉的其他部门或同事都能对他的工作形成制约,尤其当一个公司在鼓励加班,并且以加班长短来评定绩效或表现的时候,大部分人会顺应这种文化,或者把工作留在下班时再做,或故意延长一件工作的完成时间。

MICHAL就是从这种环境里走出来的,他曾经工作于台湾的一家制造公司,这家公司的中高层管理人员大都从台湾调过来,他们简称为“台干”。公司对“台干”有一项特殊的福利待遇,就是每加班时间满100小时,就可以准假回台探亲一周。

这可苦了在内地土生土生的MICHAL:与自己同级的人都在工作,如果你不在大老板还会找你,工作的交叉性也不容许MICHAL提早离开。于是,有一段时间他们几乎是比着加班,看谁在办公室坚持的时间长。

终于有一天,MICHAL决定再也不要过这种生活,他冒着“天下之大不韪”,将大家几个月来加班的情况进行了调查统计,最后向大老板秘密提交了一份有关“加班绩效与成本”的分析报告,指出加班非但没有提高公司效益,反而加大了办公成本,希望大老板出面对公司的“加班文化”进行调整。而这却并非是一项单纯的办公制度的调整,深藏其中的是利益的博弈。虽然MICHAL最后胜了,却在风口浪尖上足足捏了一把汗。

加班改革撼动的是“台干”利益,而大老板又是台湾人,如果阐述的角度拿捏不好,问题不但难以获得解决,反而会招来“杀身之祸”。

MICHAL的案例提醒我们,作“达”者也并不容易,首先你要处在中高层的管理职位,这样便于掌握资料和数据来提供建议,当然也才会有较大的发言权;其次提交建议的方式也很重要,低调稳妥,一切从公司利益出发。当然,勇气与智慧更是不可缺少的。

如何避免无效率“加班”之小贴士

至于如何尽可能少的加班,在职场圈颇为活跃的人力资源专家赵利筠说:“中国经济目前所处的飞速发展阶段不可能彻底改变员工加班的状态,最多只能是局部改善。员工为长久的工作效率考虑,可以使用如下‘贴士’为自己多争取一些生活时间。”

1.在拿到工作OFFER时,如果你有足够的“职场竞争力”,那么可以向你的主管或人力资源部门提出“不加班”或“少加班”的要求,一般这个时候他们都会慎重考虑。

2.平时,要经常向领导汇报、与下属沟通交流你正在进行的工作,按阶段(如每周)主动提交自己的工作计划与工作总结,让自己的工作成果在办公室可以耳闻目睹,这样即使你按时下班,别人也无话可说。

3.下班时,把自己今天已完成的工作和明天计划的事项写在一张纸条(最好使用一面已打字的,在背面写)上,不经意地丢在办公桌,这样即使领导过来巡视发现你已经离开,也会相当感动,不会过多怪罪你。

4.把必须要在办公室完成的工作(如一些申请、审批、文字处理的工作或同事的交流与沟通等)尽量安排在上午,把需要外出完成的工作如拜访客户,办理工商税务手续,参加展会,与同行交流等事务安排在下午。

5.在适当的时候,与领导交流一下自己的家庭生活也很重要,例如自己的家人每晚都要烧饭等自己,等到最后不得已再端回冰箱或倒掉,自己的爱人一个人处理很多家务,自己非常歉疚等。如果领导自己也有家的话,他也会感同身受,即使不会日日批你早点回家,也会在偶尔善心大发的。

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